正体不明になる前に行っておきたい、Notionを活用したSlackワークフロー可視化とバックアップ

部署内の定常業務を補完する目的でSlackワークフローを複数作成していたものの、棚卸しが滞りがちになり、かつ管理権限は筆者のみのためフロー構成やスケジュール等は可視化されていない状態でした。筆者にトラブルがあれば課題が発生する状況です。

棚卸しとフロー構成のバックアップ及び復元の検証を行い、可視化のためNotion上に整理を試みました。

Slackワークフローの棚卸し

基本は使っていないものを削除します。目安としては利用導線がなくアクティビティログから直近の実行がないもの、及び起動スケジュールの有無確認を行うとよいでしょう。

削除で発生が予想されるトラブルについて対策しておきたい場合は、一旦は公開停止にしておき、問題なければ削除という手続きを取りましょう。

Slackワークフローのバックアップ・復元

ワークフローのバックアップについては「ワークフローをエクスポートする」を選択します。

注意点として、Slack組み込みのステップのみで構成されている必要があります。

エクスポートされたJSONファイルに含まれているのはワークフローのステップ構成で、このJSONファイルをワークフロー作成画面にてインポートすることで復元可能です。

Notion上での一覧化

Slackワークフローの管理編集は権限を共有しない限りは基本的に制作者のみが確認可能なため、他のユーザにはワークフローの詳細が不明になりがちです。権限を持っていない場合でも可視化できるようにするため、ワークフロー名、概要、ID、リンク、起動スケジュールを対象として一覧化します。

有効なワークフローのみをピックアップしていきます。以下の「公開停止」とラベルが付いているものは除きます。

ワークフローのステータスについては「その他」の「詳細を表示する」を選択します。ここに表示されているものを記録しておきます。

エクスポートしたJSONファイルについて「ファイル・メディア」プロパティを利用してアップロードします。

あとがき

管理者であればワークフローデータの一括取得も可能ですが、今回は一般ユーザ権限です。一つ一つの手作業となりました。

ワークフローの実行元や構成、スケジュール等は数回のワークフロー実行結果からでは判別し難いものもあります。その上で管理が出来なくなった場合の対処は困難なものです。可視化は是として、万が一のことを考えて権限を共有しておくとよいでしょう。